活動是在室內(nèi)還是戶外
如果計劃舉辦戶外活動，那么需要準備一套備選活動方案來應(yīng)對惡劣的天氣。在春、夏、秋季舉辦活動，要在所選定的活動會場預(yù)訂帳篷或雅間，以防天有不測。冬天的戶外活動也是如此。如果安排的活動是滑雪，那么還需要預(yù)訂其他活動會場，以便天氣不適于滑雪時，要以轉(zhuǎn)移活動地點。
戶外活動需要特殊的布景，成本因素也會有所不同。例如，如果安裝帳篷，根據(jù)不同的需要，準備安裝工作可能需要大約兩三日至一周不等。如果遇上雨天，還有可能延遲。此外還要算上等地面變干的時間。拆卸和撤離也會需要一兩天。有些活動場地可能還需要計入安裝和拆卸設(shè)備期間的場租，因為該場地在那一段時間無法再租給他人。
此外，還要查看拆卸工作是否安排在周日，因為如果是這樣的話工，勞務(wù)費里還應(yīng)計入加班費。其他費用因素還可能包括對活動場地的照看，或者在活動場所沒有廚房、又或者廚房不符合自己要求和安全要求的情況下，為酒宴承辦人準備單獨的帳篷以作廚房之用等情況。帳篷可能會被風(fēng)吹走，因此必須有人能迅速及時地處理此事，從而避免引起更大的麻煩。此外，在夜間、在搬進、撤離活動會場以及裝、卸活動設(shè)備期間，由于人多手雜，必須確保有人看管租用的物品，如桌椅、布景道具、視聽設(shè)備等。
