首先，要注意的是年會策劃的第一個步驟：目的、愿景和使命的表達(dá)。
每次活動的目的和愿景是需要在一開始就表達(dá)出來的。而每一個活動的目的和愿景有需要表達(dá)出各利益相關(guān)者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要為整個活動的運(yùn)營提供明確的方向和注意的焦點(diǎn)。愿景和使命可以分別表達(dá)，也可以放在一起表達(dá)。兩者具有剪短、精確和勵志的特點(diǎn)。愿景通常用來表達(dá)一項活動所要追求的長期成就和影響，而使命則更多的是表達(dá)活動運(yùn)營組織為自己所設(shè)定的重要任務(wù)。
年會活動的場地選擇有以下幾個要點(diǎn)：
一、年會活動現(xiàn)場控制：
年會活動現(xiàn)場總控由誰負(fù)責(zé)，現(xiàn)場效果的把控
二、年會場地布置：
年會現(xiàn)場需要布置成什么效果，熱烈隆重還是文雅大方或表現(xiàn)企業(yè)文化、品牌風(fēng)格等。
三、年會物料的管理：
演出服裝管理、酒水管理、禮品管理，公司資料管理等。
四、年會預(yù)算控制：
年會總預(yù)算控制，餐費(fèi)預(yù)算控制，節(jié)目預(yù)算控制等。
五、年會背景板、舞臺設(shè)計搭建：
背景、舞臺設(shè)計搭建是否請專業(yè)公司完成等。
