發(fā)布日期：2015-07-21 發(fā)布員：濟南慶典公司
展覽會展品運輸?shù)幕境绦?/strong>
對于參展商而言，只有當展品被安全送到展覽會現(xiàn)場后才能按計劃布展和展出，因而展品運輸工作會直接影響主辦單位的籌展進程。為保證展品如期、安全地抵達展覽會現(xiàn)場，參展商需要和運輸代理商密切配合。概括而言，展品運輸?shù)幕境绦蚩梢苑譃樗膫€階段。
（1）運前：認真挑選運輸商
在參展商確定參展以后，主辦單位會告知其指定的運輸代理商信息，參展商也可以主動向主辦方了解。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄，并主動與他們聯(lián)絡。通常的操作方式就是：運輸代理商將一份貨單傳給參展商，上面列出收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目，參展商將貨物的情況填寫清楚后回傳給運輸商。尤其需要注意的是，參展商一定要將展品的詳細情況告訴運輸商，譬如有沒有超長、超大型或者有特殊要求的貨物等。
在協(xié)議簽訂之前，運輸商一般會給參展商傳真一份運輸指南，其主要內(nèi)容包括運輸公司和展覽館的通訊地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人；接貨時間安排；包裝標識；收貨人（一般就是運輸公司名稱）；到貨通知；保險；服務項目及收費標淮；委托協(xié)議等。
需要指出的是，海外參展商雖然可以自由選擇運輸商，但應該注意：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承遠，但是對于海關(guān)監(jiān)管的展品的運輸，則不是任何公司都能完成的。目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務。因此，海外參展商在選擇運輸公司時要特別注意這個問題。
?。?）運中：緊密聯(lián)系運輸商
發(fā)貨后要通知運輸代理商，告訴對方負責人貨已經(jīng)發(fā)出，井將運單傳真過去，上面寫清楚貨名及規(guī)格、發(fā)貨公司的名稱等信息。通知的方式最好不要僅用電話，最好以書面形式發(fā)傳真，以便于對方根據(jù)文件上內(nèi)容進行核對。
在發(fā)貨時，包裝箱的標簽要全面、清楚，包括企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等。這些雖然是細節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻須，有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，而沒有寫展覽會名稱，這就可能耽誤運輸。在歐美發(fā)達國家，貨物運輸?shù)母黜棙酥颈容^規(guī)范。例如，在較大設(shè)備的包裝箱外，參展商會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來起吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時要加好防震材料，箱子外面則特別注明易碎標志；如果展品不能倒方，也應該清楚表明。
此后，參展商要繼續(xù)和運輸代理保持緊密的溝通，因為在運輸過程中通常會有一些意外情況發(fā)生。按照慣例，參展的貨物通常是在開幕前兩天運到，萬一出現(xiàn)差錯便會影響布展工作。
?。?）進館：迅速有序搬進場
由于展前準備時間一般很短，更何況有些設(shè)備還需要有調(diào)試的時間，因而展品進館時間非常寶貴，所有參展商都希望自己盡早進館，但這是不現(xiàn)實的。在一些大型機械展中往往會出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，某個參展商的展品很大，進館時堵在了場館的中間，導致誰的展品也進不去。因此，為了盡量節(jié)約進館時間，參展商應該聽從運輸代理商的安排，由運輸商根據(jù)自身的經(jīng)驗統(tǒng)籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。
另外，目前由于部分展覽館管理不善，在展覽會搭建現(xiàn)場往往有一些游擊隊式的搬運工。他們看見參展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承報搬運業(yè)務。這種搬運服務價格雖低，但服務質(zhì)量沒有保證。在搬運過程中發(fā)生展品損壞時，他們通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，在搬運工程中會趁機盜竊展品或參展商的錢物。
?。?）展后：妥善處理參展品
展覽會結(jié)束前夕，參展商需要和所委托的運輸商提前溝通，商定好撤展以及展品回運的地點、時間等事宜。
另外，由于同主題展覽會的存在，一些企業(yè)有時希望在展覽會結(jié)束后再去參加在另外一地舉辦的展覽會。如果是進口展品，就要事先與運輸代理商溝通，因為海關(guān)監(jiān)管的產(chǎn)品報關(guān)手續(xù)比較繁瑣。若兩個展覽會不在同一個國家，參展商除了要考慮海關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)時間的因素外，還應考慮運輸?shù)膯栴}。每年某些季節(jié)是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。
