發(fā)布日期：2015-07-29 發(fā)布員：濟(jì)南慶典公司
大型會議活動事項(xiàng)活動進(jìn)程
一般大型會議準(zhǔn)備期為18個(gè)月左右，具體要看會議的主題和各個(gè)子項(xiàng)目的繁瑣程度。
17-18個(gè)月倒計(jì)時(shí)
設(shè)定目標(biāo)，會議/展覽的日期、地點(diǎn)、主題以及形式。
進(jìn)行實(shí)地考察。
設(shè)定初步預(yù)算。
選擇貨運(yùn)公司。
商談酒店房價(jià)及租用時(shí)間，簽訂酒店合同。
與航空公司商談機(jī)票事宜。
選擇地陪公司。
選擇公務(wù)車租賃公司。
收集參展商名錄。
設(shè)定注冊費(fèi)用及政策。
定義促銷戰(zhàn)略。
準(zhǔn)備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。
16個(gè)月倒計(jì)時(shí)
安排保險(xiǎn)責(zé)任范圍。
設(shè)計(jì)會標(biāo)及平面主題。
挑選展會服務(wù)承包商。
確定展覽場地租金。
制定展會建筑平面圖。
14-15個(gè)月倒計(jì)時(shí)
邀請并確定關(guān)鍵演講者。
確定初步餐飲需求。
商談菜單及價(jià)格。
如果需要的話，選擇翻譯設(shè)備。
如果需要的話，發(fā)送出第一份參展商促銷信息。
調(diào)整展會建筑平面圖（繼續(xù)之前的工作）。
準(zhǔn)備第一份會議聲明及促銷材料，并發(fā)送給可能與會的參展者。
13個(gè)月倒計(jì)時(shí)
了解演講者在音頻及視頻上的需求。
6-7個(gè)月倒計(jì)時(shí)
準(zhǔn)備第二份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
開始制作登記表格。
4-5個(gè)月倒計(jì)時(shí)
準(zhǔn)備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
調(diào)整預(yù)算。
確認(rèn)音頻視頻及翻譯設(shè)備。
分配演講者的發(fā)言地點(diǎn)及時(shí)間。
2-3個(gè)月倒計(jì)時(shí)
調(diào)整預(yù)算。
在當(dāng)?shù)亟y行賬戶。
完成會議時(shí)間表和房間分配。
選擇并與音頻視頻設(shè)備供應(yīng)商簽約。
制作并寄出參展商服務(wù)指南，包括音頻視頻申請表格。
敲定餐飲時(shí)間表。
如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設(shè)備。
確定會場的人手需求。
確定安全需求。
訂購會場所需的辦公及通訊設(shè)備。
訂購標(biāo)牌。
編輯參展商名錄。
在會場安裝登記所需的計(jì)算機(jī)。
與酒店一同檢查流程及賬務(wù)相關(guān)的活動
1個(gè)月到6周倒計(jì)時(shí)
打印會議指南。
打印工作手冊。
向酒店遞交每日日程。
制作名牌及門票。
開會前3周到會議當(dāng)日
搭建現(xiàn)場辦公室。
包裝并存放會議材料。
準(zhǔn)備注冊信息包。
最后確認(rèn)餐飲安排。
進(jìn)行會前現(xiàn)場準(zhǔn)備。
現(xiàn)場管理會議。
會后
包裝并存放材料。
財(cái)務(wù)核對。
評估執(zhí)行情況。
