發(fā)布日期：2015-07-29 發(fā)布員：濟(jì)南慶典公司
準(zhǔn)備會(huì)議材料有哪些要求
1.秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開(kāi)始憋備。
2.按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)考的姓名。并注明“會(huì)議文件”等字樣。
3.認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件。
文件校對(duì)工作實(shí)際上是文件印制前的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。文件的校對(duì)是一件非常細(xì)致的工作，要求杜絕差錯(cuò)*切實(shí)保證文件正文文字準(zhǔn)確。校對(duì)時(shí)還應(yīng)同時(shí)檢查文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分、各種標(biāo)記及文件的格式。因此，秘書在校對(duì)文件時(shí)要嚴(yán)肅認(rèn)真、耐心細(xì)致、一絲不茍。惟有如此，才能把好會(huì)議文件的文字關(guān)確保文件的質(zhì)量。
4.做好會(huì)議文件的分發(fā)工作。
有些會(huì)議文件需要在會(huì)議召開(kāi)之前發(fā)給與會(huì)者，有些則在會(huì)議召開(kāi)時(shí)分發(fā)。但無(wú)論何時(shí)分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作。
5.分發(fā)重要文件一船要編號(hào)、登記。文件編號(hào)通常印在文件首頁(yè)的左上角處。字體字號(hào)應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密級(jí)。
6.一些征求意見(jiàn)稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件消退目錄或清退要求的說(shuō)明。
7.秘書在會(huì)議所需材料準(zhǔn)備齊全后，應(yīng)該將所有的會(huì)議資料，如講話稿、會(huì)議報(bào)告、決議草案等相關(guān)資料，系統(tǒng)整理、制作文件資料目錄，統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。
8.分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。對(duì)于需要提前發(fā)出的文件，要在封皮上仔細(xì)填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼，按照會(huì)議的時(shí)限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式。
